ראשית, נבין מהו דו"ח עסקי ולמי הוא מיועד.

המטרה העיקרית של דו"ח עסקי הוא להעביר מידע רלוונטי במהירות, בבירור וביעילות. מדובר בכלי חשוב בתהליכי קבלת ההחלטות.

לרוב, הדו"ח מציב שאלה עסקית, בוחן אותה ומעלה מסקנות ודרכי פעולה רצויות.

למשל: בחינת אפיק שיווקי חדש, בחינת סקרי שביעות רצון, בחינת תזרים תקופתי, בחינת מוצר חדש, בחינת רכישת משאב חדש, בחינת אפקטיביות של שיטה קיימת או חדשה.

הדו"ח מיועד למקבלי ההחלטה ולמי שיצטרך לבצע את ההחלטה. לפעמים, מדובר באדם אחד ובמקרים אחרים בעשרות אלפים.

בחינת מוצר חדש, תערב לפעמים מספר מצומצם של מקבלי החלטות בארגון. לעומת זאת – אם מטרת הדו"ח היא לרכוש נאמנות לקוח – הדו"ח יוכן לעשרות ומאות אלפים. דו"ח עסקי יכול לעניין לעיתים רק אדם אחד – המנהל הבודד שצריך לקבל את ההחלטה.

מה צריך להכיל דו"ח עסקי?

בעקרון, כל המידע שנדרש לצורך קבלת החלטה.

ובכל זאת – אם נתייחס לדו"ח ככה, סביר להניח שאו שלא נכין אותו, או שמקבל הדו"ח לא יקרא אותו.

הדו"ח צריך להיות ענייני ולהביא בחשבון שמי שמקבל את ההחלטה צריך מספיק מידע – אבל לא יותר מידי. לאחר שהוא יבחן את הדו"ח, ייתכן ויבקש להעמיק באחד התחומים. אבל בשלב הגשת הדו"ח, הוא צריך להנגיש את המידע החשוב ביותר בלבד.

איך נגשים להכנת דו"ח כזה?

דוח עסקי לא נכתב כחיבור, אלא בסגנון מקוצר המאפשר לקורא לנווט במהירות בדוח ולזהות מרכיבי מפתח.

בדו"ח צריכות להופיע כותרות וכותרות משנה מתאימות ובמידת הצורך בנקודות תבליטים, תרשימים וטבלאות.

דוחות עסקיים יכולים לנוע בין דוחות קצרים של עמוד אחד או שניים, לדוחות של מאה עמודים או יותר עם מספר פרקים, ואולי גם מספר נספחים.

דו"ח ארוך יכלול תוכן עניינים ואולי גם אינדקס.

מרבית הדוחות מכילים כ-4-5 עמודים, ובדרך כלל יכללו את ארבעת האלמנטים הבאים:

1. סיכום מנהלים (תקציר)
2. תיאור הנושא הנבחן
3. גוף הדו"ח
4. ממצאים ומסקנות
5. המלצות עיקריות / דרכי פעולה אפשריות