מצגות עסקיות נוטות להפוך למשימות אדומות

למה דווקא הנושא הזה – מצגות בכלל ומצגת עסקית בפרט, הופכת למשימה אדומה, או כזו שאנחנו מזיזים את תאריך היעד עד שכבר ממש אין ברירה? כמה פעמים מצאת את עצמך מול המחשב, יומיים-שלושה לפני שמציגים את המצגת בשעות הלילה המאוחרות עם כמה כוסות קפה?

הסיפור של בועז, מנכ"ל חברה של כ-60 עובדים, הסתיים אחרת.

משימה לבועז: להכין מצגת לביקור הנהלה. תאריך לביצוע שלשום…

 

"זוכרת את החברה שהשקיעה בנו שכהכנת לנו את מצגת המשקיעים לפני שנתיים?  אז בעוד 10 ימים ההנהלה הבכירה מחו"ל מגיעה לביקור ופתאום הבנתי שאני צריך להעביר מצגת עסקית של כשעה וחצי.  אני יודע שזה די ברגע האחרון – אני דוחה את המשימה הזו מיום ליום כבר כמה ימים ואני לא מצליח להגיע אליה.
יש לי הרבה חומרים וגם מצגות קודמות החומר בחברה אבל אין לי זמן להכין את המצגת הזו. אני לא יודע אפילו מאיפה להתחיל. אני לא יודע בדיוק מה צריך להציג בפניהם אבל אני צריך לקבל מהם אישור לפרוייקט חדש".

זה מה שאמר לי בועז בטלפון.

אצל בועז זה ביקור של מנהלים בכירים מחו"ל – אצל לקוחות אחרים שלי זה כנס, מכרז, ביקור של לקוח פוטנציאלי בחברה, פגישה עם משקיע או דיווח למועצת מנהלים. ככה זה מתחיל לרוב.

הרבה פעמים, מגיעים אלי רק כשהחשוב הפך לדחוף.

למה מחכים לרגע האחרון?

בספר שקראתי לאחרונה, "The Productivity Project" מאת כריס באייליי (Chris Bailey) – הוא מעלה את נושא הדחיינות ומביא מספר סיבות להיווצרות הדחיינות:

  • המשימה משעמעמת
  • המשימה מתסכלת
  • המשימה קשה
  • התיגמול על ביצוע המשימה נמוך או לא ברור
  • המשימה לא ברורה או שהמבצע לא יודע איך לבצע אותה
  • המשימה לא מובנית

במקרה של בועז, כמו של רבים אחרים, כשצריך מצגות עסקיות, כמעט תמיד – הסיבות לדחיינות הם השתיים האחרונות.

מצד אחד, הם זוכרים שבעבר הכינו מצגות – אפילו בקלות. אבל, לא חשוב כמה מצגות הכינו בעבר, כשהיו בתפקידים אחרים – ללקוחות שלי, שהתקדמו לתפקידים בכירים, הרבה יותר קשה למצוא את הזמן הנדרש.

גם הנושאים אותם הם אמורים להציג הינם בעלי משמעות עסקית ואישית גבוהה יותר מבעבר. הסיכונים גבוהים יותר.

לרוב, הם לא מצליחים לפנות זמן למחשבה כדי להחליט מה בדיוק הם רוצים להכניס למצגת. לא תמיד הם מצליחים לנסח את המשימה בצורה ברורה מספיק כדי להעביר אותה לגורם אחר בארגון, או שלא ברור מיידית מיהו הגורם המתאים בארגון.

כמובן, שכשצריך לבנות מצגת עסקית תוך 7 או אפילו 10 ימים – קשה מאוד לבנות (!) מצגת איכותית.

 

כשאני אומרת מצגת איכותית – למה בעצם אני מתכוונת?

למצגת שתוכננה היטב:

מצגת שתקלע למטרות ברורות שהגדרנו עוד לפני שהתחלנו להכין אותה.

מצגת שתתאים לקהל שהולך לצפות בה.

שתתאים לפעולות שהקהל יידרש לבצע בתום המצגת.

מצגת שתתאים לצורת ההגשה וללוח הזמנים אבל גם למגיש.

שלפחות תכיל את 10 הצעדים הנדרשים במצגת

 

אמרתי לבועז שכשאני מתחילה לעבוד על מצגת, אנחנו מתחילים בעצם פרוייקט:

יש שלבים ברורים, יש לנו לוחות זמנים ויש תכנית עבודה ברורה ומוגדרת.ההקלה הגדולה ביותר עבורו היתה ההבנה שהזמן היחידי שיידרש להשקיע הוא בשתי פגישות: הראשונה – שכל מה שיידרש ממנו זה להגדיר יחד איתי את המטרות שנרצה להשיג בביקור המטה, לקבל החלטה לגבי הגורמים בחברה שצריכים להיות מעורבים, לאשר את לוחות הזמנים  – כל אלו משימות שהוא רגיל ואוהב לבצע. הפגישה הבאה שלנו תהיה בסוף, כשמצגת מוכנה – לעבור עליה ולראות ולשנות כך שיהיה לו נוח להציג.

נכון שהוא היה צריך להתחייב בפני להיות זמין לשאלות עקרוניות – אבל זה לא דורש ממנו פעולה אקטיבית.

לאחר שהגדרנו את הפרוייקט – פרזנטציה, על כל המשתמע מכך – ניגשנו לעבודה.

הפגישה הראשונה ערכה כשעה וחצי – במהלכה עברנו על התהליכים שעברה החברה מאז נכנסו המשקיעים, אילו התחייבויות נתנו, באיזה עמדנו ובעיקר – ולא פחות חשוב – איזה תהליכים עתידיים אנחנו מבקשים לאשר. ראינו מה הנקודות החשובות והדגשים, חשבנו מהם הפרוייקטים הקודמים של החברה שנוכל להביא כדוגמאות, מי הם האנשים אותם נרצה להציג ומי הם הגורמים בארגון שיכולים להעביר לי את החומר. מצגות עסקיות מסתמכות על העברת נתונים וניתוח מידע.

כמה שיחות טלפון של בועז עם 4 מנהלי מחלקות במהלכן קבעתי איתם פגישה וזהו. נפרדנו לדרכינו.

בועז אמר שהורדתי ממנו 50 קילו. מעולם לא חשבתי על עצמי כעל דיאטנית…

לאחר שנפגשתי עם מנהלי המחלקות והבנתי מה הצרכים ומה ניתן לקבל מהם בפרק הזמן הנדרש – שלחתי במהלך השבוע לבועז "טיוטה לבנה" – החומר שאני מתכננת להעלות למצגת ומי אחראי על התכנים של כל אחד מהשקפים (מנהלי המחלקות איתם נפשתי ומספר גורמים חיצוניים).
חידדנו מסרים בשיחת טלפון, שלחתי לו דוגמאות של שקפים כדי שיאשר את העיצוב ולבסוף, כעבור 8  ימים נפגשנו לפגישה ארוכה, במהלכה עברנו על המצגת, התאמנו את ההנפשות להצגה בפועל ושינינו סדר של שקפים לעיתים. כשחושבים על מצגת עסקית – ההגשה לא פחות חשובה מהתוכן.

הטלפון הבא מבועז היה "איזה יופי, ג'וד. המצגת היתה מצויינת, קיבלנו מהמטה יד חופשית היכן שביקשנו ותוספת תקציב לפרוייקט שרצינו."

 

תודה בועז – להתראות במצגת הבאה!
יש משימות שכדאי להעביר מיד כשהן נוחתות על השולחן. דווקא בנושא כה חשוב – לא כדאי להיכנס לדחיינות.