מהו דו"ח עסקי? מה הוא צריך להכיל? איך בונים דוחות עסקיים?

כמי שעוסקת שנים רבות בשני התחומים – מצגות עסקיות ושרותי מומחה אקסל, יוצא לי לא מעט לשלב את שני התחומים האלו – כשאני מגיעה להכין דוחות עסקיים. גיליתי, שלא תמיד הלקוחות שלי יודעים להגדיר בדיוק את הצורך הזה שלהם. לרוב, השיחה שאני מקבלת היא "אני צריך איזו מצגת, יש לי הרבה אינפורמציה שאני צריך להעביר ואני לא יודע בדיוק איך". לרוב, אחרי מספר קטן של שאלות אני מבינה שמה שבעצם הלקוח שלי צריך זה דו"ח עסקי, אבל כשאני אומר לו את זה – השאלה, הרבה פעמים היא "מה זה בעצם דו"ח עסקי?"

ראשית, נבין מהו דו"ח עסקי ולמי הוא מיועד.

המטרה העיקרית של דוח עסקי הוא להעביר מידע רלוונטי במהירות, בבירור וביעילות. מדובר בכלי חשוב בתהליכי קבלת ההחלטות.

לרוב, הדו"ח מציב שאלה עסקית, בוחן אותה ומעלה מסקנות ודרכי פעולה רצויות.

למשל: בחינת אפיק שיווקי חדש, בחינת סקרי שביעות רצון, בחינת תזרים תקופתי, בחינת מוצר חדש, בחינת רכישת משאב חדש, בחינת אפקטיביות של שיטה קיימת או חדשה.

הדו"ח מיועד למקבלי ההחלטה ולמי שיצטרך לבצע את ההחלטה. לפעמים, מדובר באדם אחד ובמקרים אחרים בעשרות אלפים.

בחינת מוצר חדש, תערב לפעמים מספר מצומצם של מקבלי החלטות בארגון. לעומת זאת – אם מטרת הדו"ח היא לרכוש נאמנות לקוח – הדו"ח יוכן לעשרות ומאות אלפים. דו"ח עסקי יכול לעניין לעיתים רק אדם אחד – המנהל הבודד שצריך לקבל את ההחלטה.

מה צריך להכיל דו"ח עסקי?

בעקרון, כל המידע שנדרש לצורך קבלת החלטה.
ובכל זאת – אם נתייחס לדו"ח ככה, סביר להניח שאו שלא נכין אותו, או שמקבל הדו"ח לא יקרא אותו.

הדו"ח צריך להיות ענייני ולהביא בחשבון שמי שמקבל את ההחלטה צריך מספיק מידע – אבל לא יותר מידי. לאחר שהוא יבחן את הדו"ח, ייתכן ויבקש להעמיק באחד התחומים. אבל בשלב הגשת הדו"ח, הוא צריך להנגיש את המידע החשוב ביותר בלבד.

 

איך נגשים להכנת דוחות עסקיים?

דוח עסקי לא נכתב כחיבור, אלא בסגנון מקוצר המאפשר לקורא לנווט במהירות בדוח ולזהות מרכיבי מפתח.

בדו"ח צריכות להופיע כותרות וכותרות משנה מתאימות ובמידת הצורך בנקודות תבליטים, תרשימים וטבלאות.

דו"ח עסקי יכול לנוע בין דוחות קצרים של עמוד אחד או שניים, לדוחות של מאה עמודים או יותר עם מספר פרקים, ואולי גם מספר נספחים.

דו"ח ארוך יכלול תוכן עניינים ואולי גם אינדקס.

מרבית הדוחות מכילים כ-4-5 עמודים, ובדרך כלל יכללו את ארבעת האלמנטים הבאים:

  1. סיכום מנהלים (תקציר)
  2. תיאור הנושא הנבחן
  3. גוף הדו"ח
  4. ממצאים ומסקנות
  5. המלצות עיקריות / דרכי פעולה אפשריות

 

  1. סיכום מנהלים

מהווה תקציר של הדו"ח העסקי בכללותו.  זהו החלק שלמרות שמופיע בתחילת הדו"ח, ייכתב בסוף. אחרי שהדו"ח, המסקנות וההמלצות יהיו מוכנים.

רצוי שהסיכום לא יהיה יותר מדף אחד – המטרה היא שמקבל ההחלטות יוכל לקבל את המידע הנדרש בקריאה מהירה. הדו"ח עצמו יהווה את ההרחבה ויביא את המידע התומך.

בסיכום יופיע הנושא הנדון, תמצית הרקע שהביאה להכנת הדוח, המידע עליו מסתמך הדו"ח – בנקודות (מקורות המידע והנתונים שמובאים בדו"ח), המסקנה העיקרית ודרך הפעולה המומלצת.

  1. תיאור הנושא הנבחן

מה הביא את הצורך בדו"ח, הרקע, הבעיה במידה וקיימת, מה מניע את התהליך החדש שנדרש, למה צריך את המוצר החדש או השירות החדש, מה גרם לצורך במשאב החדש.

למשל: "מסקר שביעות רצון לקוחות שקיימנו הבנו שזמן ההמתנה לקבלת שיחה חוזרת מנציג שירות שלנו ארוך מהצפוי.
הדו"ח יבחן מתי והיכן נוצר צוואר הבקבוק ומה הסיבות לכך.

המטרה היא לבחון אילו משאבים נדרשים לצורך שיפור השירות."

  1. גוף הדוח

זהו המקום להביא את ניתוח הנתונים, מידע על משאבים קיימים, שרטוטים, ראיונות, מידע על ספקים, יצרנים וכל מידע ממנו יופקו המסקנות וההמלצות.

בדוגמה שלנו – כאן יוכנס ניתוח של נתוני סקר שביעות הרצון, בפילוחים שונים: כללי, עפ"י שעות וימים, עפ"י מוקדי שירות וכו'.

יובאו נתונים לגבי עלויות לגיוס כח אדם נוסף, עלויות של התאמת המוקדים פיזית, הוספת שעות פעילות למוקד, ייעול מערכת המחשוב, איך נפתרו בעיות דומות בחברות אחרות וכו'.

  1. ממצאים ומסקנות

מתוך כל החומר שהובא בגוף הדו"ח מה ניתן ללמוד על השאלה שנדונה בדו"ח, מהן הנקודות שדורשות טיפול.

בדוגמה שלנו – "עפ"י הנתונים מתברר שצוואר הבקבוק במוקדי השירות נוצר בשעות הצהריים כאשר עובדי המוקד יוצאים להפסקת צהריים. מאחר ולא קיים מטבחון באף אחד מהמוקדים, נאלצים העובדים לצאת לאכול בחוץ ובכך מתארכת הפסקת הצהריים וחלק מהעובדים מאחרים לחזור ומשלימים את השעות בסוף היום. למרות הניסיון לווסת את ההפסקה, התלות במסעדות באזור מקשה על הפעולה.
נוצר מצב שבשעות הצהריים חסרים עובדים ולעומת זאת בשעות הערב המוקדמות ישנו עודף."

  1. המלצות / דרכי פעולה אפשריות

כאן המקום להביא את המומחיות של כותב הדו"ח. ההמלצות צריכות להיות ענייניות, ללא חוות דעת אישית ולהיות מוצגות כך שמקבל ההחלטות יוכל להבין מייד מהן האלטרנטיבות שעומדות בפניו.

חוזרים לדו"ח שלנו לדוגמה:
"קיימות 3 דרכי פעולה:

  • להסב את אחד החדרים בכל אחד ממרכזי השירות למטבחון בו יוכלו העובדים לחמם אוכל. העלויות הנדרשות – XXXX ₪.
  • להוסיף משמרת ביניים שתיכנס לעבודה בשעה 11:00. נדרש להוסיף עמדות עבור המשמרת הנוספת בעלות YYYY ₪
  • להאריך את הפסקת הצהריים באופן רשמי את ולהוסיף על חשבון ההפסקה שעות פעילות במוקד ולווסת את השיחות לשעות אלו. לחלוק את העלויות עם העובדים – ZZZZ ₪."

 

דו"ח עסקי מקל על תהליכי קבלת ההחלטות ומאפשר למנהל לקבל את ההחלטות על סמך מידע מוצק ולא על סמך "תחושות בטן" או נתונים לא מנותחים.

 

מהם הכלים לבניית דוחות עסקיים?

תלוי בצורת הגשת הדו"ח. האם הדו"ח יודפס בבית דפוס להפצה המונית? האם הוא יודפס במדפסת משרדית? יעבור במייל?
מי יקרא את הדו"ח ואיפה? במשרד? בסלולר? במטוס?

השאלות האלו חשובות כי הכלי בהם יווצר הדוח מושפע מהמבנה הסופי שלו.

ברור שחלק מהנתונים יגיעו מאקסל או תוכנת BI. חלק אחר יהיה טקסטואלי ויגיע בחלקו ממסמכים קיימים בארגון ובחלקו מכתבות/אתרים ברשת/מסמכים מגורמים חיצוניים, תונות וכו'.

אם הדו"ח יודפס בבית דפוס – כדאי לערב גורם מקצועי להפקת הדו"ח.

הכנת הדו"ח עצמו, תתבצע לרוב בתוכנה לכתיבת מסמכים כמו WORD, GOOGLE DOCS וכו'.
כדי להפיק את הדו"ח ולעצבו מבחינה ויזואלית, ניתן להשתמש בוורד עצמו, בפאוארפוינט ובתבניות שונות שקיימות ברשת.

להכנת הגרפים וניתוח הנתונים נשתמש ב- EXCEL, GOOGLE SHEETS ובתוכנות BI ייעודיות.

בסופו של דבר, בין אם המסמך יודפס במדפסת משרדית או יישלח במייל – רצוי לשמור את הגרסה הסופית בקובץ PDF במקום בו יש למקבל ההחלטות גישה ישירה (ענן, רשת)

בסופו של דבר, השאלה העקרית היא – איך הדו"ח יגיע למקבל ההחלטות.

 

מצאתי אתר נחמד, שלא רק שמביא תבניות לבניית דוחות עסקיים, אלא גם מפרט סוגים שונים של דוחות כאלו.

ייתכן ויעניין אותך גם הפוסט הזה, בנושא בניית מצגות עסקיות באופן כללי.