תכנון מצגת – כתכנון לכל פרוייקט

כל מצגת עסקית, ובוודאי מצגות שצריכות להניע אחרים לפעולה, צריכות להתנהל כפרוייקט לכל דבר.

תכנון המצגת מתחיל בהגדרת הפרוייקט עצמו (מטרות המצגת), בניית תוכנית עבודה הכוללת הכנת והקצאת משימות, קביעת לוחות זמנים, קביעת נתיבים קריטיים והקצאת המשאבים הנדרשים.

מהרגע שעולה המחשבה שאולי יהיה צורך במצגת – כדאי להתארגן בהתאם.

חשוב לזכור, שבניית המצגת מתחילה הרבה לפני  שפותחים פאוארפוינט (או כל כלי אחר).

 

אז איך נכון להתארגן?

מומלץ לקחת פסק זמן של שעה, במקום שקט, אולי עם עמית לעבודה ולשאול את שלושת השאלות המקדימות.

    1. מה המטרה?

      "לעשות רושם" היא מטרה (ואפילו חשובה). לגרום ללקוח להתקשר דווקא איתך,  לקבל אישור/תקציב מהנהלה בכירה, לזכות במכרז, לעניין שותף פוטנציאלי, להטמיע תהליך פנים ארגוני ולקבל שיתוף פעולה מהעובדים – כל אלו מטרות.
      גם אם נראה שזה ברור – ברגע שחושבים על זה לעומק, מגלים לעיתים – שנדרש צעד נוסף.
      למשל, להבין שלא נוכל לסגור עם הלקוח מיידית, בכנס או בפרזנטציה. המטרה תשתנה ל"לעשות רושם" ולסגור פגישה "1X1".
      במקרה זה, אין טעם להביא הרבה מאוד נתונים כמותיים, גליויונות אקסל וכו'.
      לעומת זאת, ננתרכז מאוד בערך שיקבל הלקוח הפוטנציאלי, נביא יותר סיפורי מקרה, נספר על לקוחות מרוצים וניתן רק הערכות כספיות במידת הצורך.
      נפתה אותו להיפגש איתנו.
      כנ"ל לגבי גיוס משקיע. האם זהו משקיע שכבר נפגשנו איתו או שאנחנו פונים במטרה להיפגש עם המשקיע/משקיעים לראשונה?
      המטרות כאן שונות: במקרה הראשון – לסגור עם המשקיע – לצאת עם הסכם השקעה או לפחות עם פגישה נוספת ומחויבות בסיסית.
      במקרה השני – לצאת עם פגישה או מספר פגישות לא מחייבות.
      דוגמה נוספת – כשמגיעים לישיבת הנהלה בכירה, דירקטוריון – הרבה מנהלים עוסקים בדיווח ורק בחלק האחרון מדברים על התכוניות העתידיות. כאשר משנים את המטרה מ"דיווח" ל"השגת משאבים לפיתוח עתידי" – כל הפוקוס משתנה. הפרזנטציה תתמקד בתיאור התכניות העתידיות, תשתמש בדיווח על מה שהיה כפלטפורמה למה צריך להיות.

    2. מי הקהל? מה מעניין אותו?

      לא תמיד אנחנו זוכים לבחור את הקהל.
      אם כן, ואנחנו פונים למישהו ספציפי – ננסה להבין מה מעניין אותו. למה הוא צופה במצגת, מה הוא רוצה לדעת? מה יגרום לו לבצע את הפעולה שהגדרנו במטרה שלנו.
      באיזו שפה נשתמש: מקצועית מאוד,  שפה פשוטה יותר? האם הקהל שלנו דובר את השפה שלנו? נצטרך מתורגמן? המציג שולט בשפה המקומית?
      מה עולם האסוציאציות של הקהל, האם התרבות דומה או שונה?

    3. כמה זמן יש לנו?

      נתון חשוב מאוד כשמכינים מצגת. מצד אחד, ברור שככל שהזמן קצר יותר, מספר הנושאים (כן, אני מתייחסת לנושאים ולא רק לשקפים) אליהם נתייחס יהיה קטן יותר.
      מצד שני, גם כשיש הרבה זמן, כדאי להבין שבמקרים רבים, הקהל יוכל להכיל כמות מסויימת של מסרים. עדיף להעמיק ב-2-3 נושאים מאשר להרחיב בכמות הנושאים.
      כדאי לקרוא את הפוסט שעוסק בכמה שקפים למצגת

    4. להגדיר מהם המסרים החשובים ואיזה מסרים בעדיפות שנייה.

      כשנחבר את המטרות שלנו אם נקודות העניין של הקהל – נוכל להבין את המסר העיקרי, לחזור עליו ולחזק אותו במהלך המצגת.
      כאשר מגדירים את המסרים, חשוב מאוד גם להתייחס לנתונים שנרצה להעביר – או יותר נכון – איזה תובנות נרצה להעביר. לקריאה נוספת

    5. מה המבנה הנכון של המצגת? איך נצליח להשיג את המטרות שהגדרנו בצורה הטובה ביותר?

      1. מתחילים מהנושאים עליהם רוצים לדבר. רושמים אותם ככותרת ראשית.
      2. בכל כל נושא מתחילים לבנות תתי נושאים:  הבעיה או הנושא,  הפתרונות או הרעיונות
      3. בכל תת נושא רושמים את הכותרות של הדוגמאות, התהליכים או הנתונים שרוצים להציג.
    6. אחרי שענינו לכל השאלות הראשוניות, צריך להתחיל לאסוף את החומרים בתוך החברה.

      לבדוק מאיזה מחלקות צריך לקבל חומרים, איזה נתונים קיימים, איזה נתונים צריך לנתח?
      ממנים "אחראי" לכל אחד מהשקפים שבסעיף קודם. אחראי יכול להיות אדם או מחלקה.

      1. מבצעים בדיקה מול כל "אחראי" לראות איזה מידע קיים, איזה נתונים צריך לבדוק / לנתח וכמה זמן נדרש להשלמת התכנים.
      2. מוציאים תכנית עבודה מפורטת, בהתאם לנושאים ולמשאבים.
        כדאי לסמן גם נתיבים קריטיים – האם יש שקפים שייבנו על בסיס שקפים אחרים? האם נדרשים תכנים או נתונים שצריך להכין מחוץ לחברה? (למשל – הדמיה, סרטון, רכישת נתונים, ייבוא נתונים ממערכות אחרות וכו').
        כדאי גם לסמן שקפים שניתן לבנות במקביל.
    7. השלב הטכני:

      זיקוק התכנים, כתיבה שיווקית, בניית אינפוגרפיקות תומכות.

    8. יצירת הסינכרון

      בין המרצה/הדובר למצגת. הכנסת הנפשות ומעברים

    9. תרגול, תיקון, תרגול.
      אחת הדרכים העיקריות היא לתרגל בפני חבר שלא מכיר את החומר. אם המגיש מנוסה מאוד, יודע לעמוד על במה – מספיקה ישיבה קצרה עם הנוגעים בדבר, רק כדי לוודא שכל מה שתוכנן מראש נמצא וכל התיקונים הוכנסו.
      בכל מקרה, כדאי לקרוא כאן מאמר של רמי דבורה, על הטעויות הנפוצות שמרצים עושים כשהם עומדים מול קהל