שנה טובה! וקצת על הקשר בין השנה העברית החדשה לתכנון ישיבת סוף שנה מוצלחת…

בכל פעם שאני מדברת עם לקוחות ומאחלת להם שנה טובה, אני צוחקת ואומרת להם  שיש לנו מזל שיש לנו שנה חדשה בסוף הרבעון השלישי של השנה.

חלקם צוחקים בחזרה, כי הם כבר מכירים את הדעה שלי בנושא וללקוחות החדשים שלי אני מסבירה:

יש לנו בישראל, ייתרון ייחודי בזה שאנחנו מסכמים שנה פעמיים: פעם בסוף הרבעון הקלנדרי השלישי ובפעם בסוף הרבעון האחרון.

למה זה?

כידוע, כשאנחנו מסתכלים על ההתנהלות העסקית שלנו, אנחנו מתייחסים באופן שונה לארבעת הרבעונים:

בסוף הרבעון הראשון, אנחנו מסכמים לרוב את השנה העסקית הקודמת. בסוף הרבעון השני, אנחנו מסכמים חצי שנה עסקית נוכחית – זהו הזמן בו אנחנו מתייחסים למה שקורה בפעול, בודקים היכן אנחנו עומדים מול היעדים ויוצרים תכנית תיקון. סוף הרבעון השלישי – כאן מגיע הייתרון שלנו: סוף השנה העברית וחגי תשרי.

מצד אחד, מסתיימת מבחינתנו שנה, כך שבאופן מודע או בלתי מודע, אנחנו מסתכלים אחורה בתום הרבעון השלישי, ובוחנים את מצבנו במין תחושת סיכום אלא שבפועל אנחנו יודעים שיש לנו רבעון אחרון "לתת פוש" ולהגיע לתוצאות העסקיות אותן ייעדנו לעצמנו.

מצד שני, מאחר ומבחינתנו גם מתחילה שנה חדשה, אנחנו מתחילים להסתכל על העתיד, לפני שאר העולם. מתחילים להסתכל קדימה ליעדים הבאים, למטרות הרחוקות יותר ויוצרים לעצמנו "רשימות" ו"החלטות לשנה הבאה עלינו לטובה".

 

למרות כל מה שאמרתי עד כאן, יש נושא אחד שלא לגמרי מתיישב לי עם התיאוריה היפה הזו שפיתחתי.

אם זה ככה, אז למה לא כולם מתחילים לתכנן את ישיבת סוף השנה מיד עם תום חגי תשרי?

למה לא מיישמים את הרשימות וההחלטות, קטנות וגדולות ככל שיהיו גם בחברה?

חלק, בכלל מקיימים את הישיבה רק כחלק מדרישות ISO או נוהל פנימי או חיצוני אחר.

ישיבת סוף שנה

כמובן, שיש חברות רבות שכבר מזמן הבינו שישיבת סוף שנה היא סיום תהליך, ולא יעד בפני עצמו.

אבל, בואו נודה על האמת – אין כאן אחד מאיתנו שלא השתתף בחייו בישיבה משמימה, בה כל מנהל בתורו מביא נתונים, אקסלים כאלו ואחרים, מביא נתונים שמסכמים את השנה החולפת ולפעמים מביא יעדים לשנה הבאה?
מתחיל דיון ארוך והתנצחויות בין מנהל השיווק, שמסביר שלא עמד ביעדים כי מחלקת המכירות… כי מחלקת הכספים… כי מערך התפעול וכן הלאה וכן הלאה.

כמובן שהצד השני של השרשרת, מנהל הכספים מסביר שהגבייה לא מתבצעת כראוי כי מנהל השיווק הבטיח… ומחלקת המכירות אמרה ש… כי הלוגיסטיקה כשלה וכו' וכו'.

בסוף נשאר קצת זמן לדבר (אולי) על היעדים לשנה הבאה וכולם מתפזרים לארוחת צהריים מפנקת (או לא).

 

איך בכלל כל הנושא מתקשר לתחום העיסוק שלי? למה אני מדברת על זה?

כי הרבה פעמים פונים אלי להעביר סדנה על הכנת מצגת לישיבת סוף שנה. (ניתן להוריד כאן תקציר הסדנה)

לרוב, אחרי השיחה הראשונה שלי עם המנכ"ל, כשאני שואלת את השאלות הבאות, אני מגוייסת (לשמחתי, כמובן…) לקחת חלק בארגון הישיבה בכלל.

מהן אותן שאלות?

ממש כמו השאלות שאני שואלת בכל מצגת, רק עם טוויסטים קלים שמתאימים למצגת ישיבת סוף שנה:

  1. מה המטרה? עם איזה משימות נרצה לצאת בסוף הישיבה? 
    עדכונים לגבי העבר אפשר להעביר במייל, אפשר לשלוח דו"ח. לא צריך בשביל זה ישיבה.
    כדאי שנבין מראש שאנחנו רוצים לקבל תובנות, לבחון מה עבד יותר ומה פחות ובעיקר – מה צריך לעשות לקראת השנה הבאה? להציב יעדים ולהקצות להם את המשאבים הנדרשים.
  2. מי הקהל?
    מי משתתף בישיבה. איזה מחלקות/צוותים רלוונטיים למטרות שהצבנו?
  3. מה מעניין את הקהל? כאן מגיע הטוויסט.
    כל משתתף בישיבה צריך לבוא עם תובנות ברורות, מה עבד ולמה? מה לא עבד ולמה? איזה תהליכים דורשים שיפור?
  4. מה המידע הנדרש ואיך נעביר אותו בצורה שתהיה ברורה לכולם?
    המטרה של הישיבה היא להביא תובנות – לא נתונים. כתוצאה מהתובנות להוביל דיון או סיעור מוחות למציאת דרכי פעולה לטיפול בפערים או בעיות שיוצפו.
    רצוי להכין גם חומר תומך לחלוקה. במקום להביא את הנתונים במצגת, כדאי להכין ולחלק לפני הישיבה את החומר התומך.
  5. עכשיו מוכנים לגשת להכנת המצגת…
    כאן כל מחלקה תכין את החלק שלה:
    • שקף לכל תובנה (ניתן להגביל מראש את כמות התובנות)
    • ריכוז היעדים לשנה הבא
    • שקף לכל פער/בעיה שיועלו לצורך סיעור מוחות
    • בניית הדו"ח העסקי שיהווה את החומר הנלווה.
    • בניית לוחות הזמנים לישיבה (וזאת בניגוד לישיבות שהלוז נקבע באופן שרירותי)

כשמתחילים לתכנן את הישיבה מראש, המנכ"ל שמציב את המטרות והיעדים לישיבה מספיק זמן מראש, מחלק את הנושאים בהם יירצה לדון בין המחלקות השונות ומאפשר למנהלי המחלקות לקיים ישיבות פנים מחלקתיות לצורך בניית התובנות וחלקן במצגת.

כשישיבה כזו מתוכננת מראש, היא הופכת לישיבת סיעור מוחות, חשיבה משותפת למציאת פתרונות, לבניית יעדים ולבניית מטרות רחוקות יותר.
בסוף ישיבה כזו יוצאים עם חיוך ועם תיאבון לארוחת הצהריים המשותפת…

בחו"ל, ישנן אפילו תוכנות ייעודיות לניהול ישיבות. דוגמה לתוכנה כזו – זה לא שאני מכירה את התוכנה באופן אישי, אבל אפשר בהחלט להבין מהאתר את החשיבות שיש הן בתכנון והן במעקב אחר כך.

 

איזה מזל שלנו, בישראל, יש שנה חדשה בסוף הרבעון השלישי..  שנה טובה!