הפוסט לספר את הסיפור מאחורי המספרים הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

הפוסט Data and Storytelling הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

Why do some people see numbers and get the idea of it immediately while others just look away?

 Lately I have partnered up with a dear colleague and friend of mine, Linda C. Gross in a joint venture named “nondatapeeps.com”.

We are going to tackle this issue in a few ways. We want to assist those who thrive from data to present their important findings and insights with those of us who just go numb as soon as an Excel sheet is presented.

Combining our left and right brains, science and our love for good presentations, we created this website that will include articles, curated content on improving data storytelling skills, recordings of our webinars, masterclasses and many other useful resources.

The first article we wrote together discusses the difference between what we call “Data peeps” and “Non-Data peeps”.

Here is a short post, taken from the article.

Talk to a North American about football, and they will immediately have a mental image of helmets, shoulder pads and pigskin. Talk to a European or someone from Latin America, and they will have a different mental picture. Ask either to describe a game, and it might sound remarkably similar.

Now, let's talk about the 'game' of business. How about showing a presentation slide full of data to a boardroom full of analysts, managers, and VPs. Some will look and say, "wow, that's interesting." Others will look and immediately start drifting off somewhere else … intriguing again, why the difference? This time – it's not a cultural difference. There is something else at work – how the human brain functions.

Science proves we have a more dominant side of the brain for processing information. This explains why some people (left-brainers) immediately see patterns in numbers and swim comfortably in a sea of data while others (right-brainers) go numb and start drowning in the same sea.

Our question is what happens when left-brainers need to present their data, analysis, and findings to right-brainers? And even worse – what happens when right-brainers need to understand, assess, and utilize that information because they are the decision-makers?

For more information read our article

הפוסט Data and Non-Data people הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

5.4 מ' טון. זה הרבה או מעט? כמה זה בעצם?

בפוסט קודם, כתבתי על הדמיית נתונים – DATA VISUALIZATION או בקיצור – DATA VIZ.

גם מי שמכיר את המושג וגם מי שפחות – חושב באופן אוטומטי על טבלאות, על גרפים, על "עוגות" ועל עמודות.

האמת היא, שבראייה רחבה יותר, אני חושבת תמיד על קהל של אנשים שפחות מתחברים למספרים.

המציגים, אמורים לשחות בנתונים, הם מבינים בדיוק מה כל דבר אומר. מבינים בדיוק את ההקשרים, את המבנים של בסיסי הנתונים וברור להם למה המידע חשוב.

אבל, חלק גדול מהצופים, לא תמיד מבינים את המידע. לא מבינים אפילו – למה המידע חשוב.

ברור להם, שלך, המידע חשוב ושגם התובנות שמגיעות איתו מאוד מאוד משמעותיות.

אבל בין ההבנה הזו, לבין היכולת שלהם לפעול על סמך המידע החשוב שהצגת – המרחק גדול. למה זה?

מי שנוח לו לקרוא באנגלית, מוזמן לקרוא את המאמר שכתבתי יחד עם קולגה, במיזם משותף שלנו.

חיבור וזכירות

השאלה היא אם הם יזכרו את המידע הזה שבוע אחרי שצפו בו.

מחקרים שנעשו, הראו שרוב האנשים שנשאלו מה הם זוכרים מהרצאה שצפו בה – יזכרו כ-10%. מה שעוד יותר מטריד – כל אחד מהם זכר 10% רנדומליים. מין הסתם, כל אחד התחבר למידע אחר במצגת.

כשחשוב לנו שהצופים לא רק יבצעו, אלא יהיו גם "סוכני שינוי" עבורנו – כדאי מאוד שנדע לכוון את אותם 10%. לתת להם כלים לזכור ולחזור על המידע החשוב.

כדי לגרום לצופים לזכור, לפעול על פי המידע בהמשך ולאורך זמן צריכים להתקיים שני תנאים: חיבור וזכירות

קיימות הרבה טכניקות ליצור חיבור בין המידע לבין הצופה. אחת הטובות ביותר היא לספר סיפור.

כמה פעמים יכולת לחזור על בדיחה מוצלחת? לבדיחות קל לנו מאוד להתחבר, אנחנו זוכרים את ה"פאנץ'" ולכן אין לנו בעיה לספר אותן שוב ושוב, גם אם במילים קצת שונות.

כנ"ל לגבי סיפור ששמעת, סרט או סדרה שצפית בהם – אבל גם שם, הסיפור או הסרט צריכים להשאיר רושם חזק מאוד כדי לזכור אותם לאורך זמן.

לעומת הבדיחה או הסיפור – כמה פעמים יכולת לחזור על נתוני מכירות – כשזה לא העיסוק שלך בחברה? או על נתוני העסקה במשק – כשזה לא ממש נוגע אליך? או כמו בדוגמה שתיכף אתייחס אליה – כמה טון אשפה אנחנו מייצרים?

אחת הבעיות שיש לנו, למרבית בני האדם – היא להתחבר מספרים גדולים. כן, אנחנו שומעים או רואים את המספר – אבל משלב מסויים – זה כל מה שזה. מספר. נתון.

כשמישהו זורק לחלל האוויר – מיליון משהו. ברגע זה – זה לא אומר לנו כלום. האם זה הרבה? זה מעט? ביחס למה?

כדי שנוכל לא רק להבין את הנתונים, אלא גם להתחבר ולזכור אותם – רצוי שהנתון יהיה ברור לנו. שנוכל לדמיין אותו. מהרגע שאנחנו יוצרים לעצמנו תמונה בראש – הרבה יותר קל לנו לזכור.

בואו נראה דוגמה:

מיחזור פסולת. זה בידיים של כל אחד מאיתנו

אחד הנתונים אליהם נחשפתי בשנים האחרונות היה כמות האשפה שאנחנו מייצרים מידי שנה, כאן בישראל: 5.4 מיליון טון.

האמת? נשמע הרבה, נשמע מספר גדול – אבל כאן זה נשאר. לא באמת שקע אצלי.

רק כשרציתי לכתוב את הפוסט הזה וחיפשתי דוגמה – נזכרתי במספר הזה, שגרם לי לצקצק בלשוני באותו רגע ששמעתי אותו – אבל נמחק באותה הכמות.

יכלו באותה מידה להגיד לי שאנחנו מייצרים "ימבה זבל". ככה זה נרשם אצלי.

אני מבטיחה לכם שאני לא אשכח את הנתון הזה להבא. למה? כי עכשיו יותר קל לי להבין, להתחבר ולזכור:

מה שהמצגת הזו עושה – הטכניקה שבה היא עובדת – "פריטת" המספר הגדול לאלמנטים ויזואלים מוכרים.

אין כמעט אדם שאינו מכיר את מגדל אייפל – בין אם ראה אותו במו עיניו בביקור בפריז, בתמונה או בסרט. כל אחד מאיתנו יכול להבין שמדובר במגדל גדול מאוד וכבד מאוד. זה מסוג הדברים שקל לנו להעריך.

כנ"ל לגבי פיל אפריקאי. זו אחת החיות הגדולות והכבדות. כל אחד מאיתנו מתחלחל מהמחשבה שפיל יתיישב עלינו…

הטיטניק – היא בכלל סמל למעשה ידי אדם – כלי שיט גדול מאוד (למרות שיש כיום הרבה מאוד כלי שיט גדולים בהרבה – אבל הם לא מספיק מוכרים).

הסיבה שהמספר הגדול מודגם באמצעות כמה דוגמאות היא פשוטה: כל אחד מאיתנו מתחבר קצת אחרת לדוגמאות.

מה שבטוח – לכולנו מתחיל להיות הרבה יותר ברור מה המשמעות של 5.4 מיליון טון … גם אם לא נזכור לצטט את המספר הגדול – יש סיכוי שאת המספרים הקטנים יותר, נזכור.
לזכור 100 טיטניק או כ-500 מגדל אייפל הרבה יותר קל.

והכי חשוב נתחבר לעובדה שמדובר בכמות גדולה מאוד של אשפה ושכדאי שנתחיל לעשות משהו בנושא.

למחזר.

הפוסט מספרים דורשים הקשר הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

DATA VIZ – בעברית: הדמיית נתונים

המושג DATAVIZ, קיצור של DATA VISUALIZTION הפך שגור יותר ויותר בשנים האחרונות ועם זאת, מדובר בתחום חדש יחסית. הוא מרכז ידע משלושה תחומים שלכאורה, אין ביניהם קשר אינטואיטיבי: אנליטיקה, אסטטיקה ומדעי המוח.

עם ריבוי המידע וכלי ניתוח המידע שעומדים היום לרשות כל אחד ואחד מאיתנו – אנחנו מוצפים בנתונים, בסטטיסטיקות, בדוחות ובאופן כללי – בנתונים.

DATA VIZ או הדמייה חזותית – אמורה להקל על הבנת הנתונים.

כתבתי "אמורה" – כי אני נתקלת בכל כך הרבה הדמיות שמבקום לפשט את ההבנה או שמסבכות את הצופה, או שמטעות אותו או שמפשטות יותר מידי את המידע.

בכלל, חשוב להבין במה מדובר.

כמי שעוסקת כל הזמן בצורך לתמצת מידע, לתרגם אותו לשפה של מי שיצפה במידע – אני חושבת שהדמיה חזותית צריכה לעסוק בהצגת תובנות, הקניית חוכמה ודרך לתקשורת טובה בין מנתחי המידע למשתמש הסופי.

מהי בכלל הדמיית נתונים?

אם נחשוב על זה, כבר בימי קדם אנשים השתמשו בציור כדי להעביר מידע. בציורי מערות עתיקים ניתן למצוא רישומים של חיות שנמצו באזור, כמויות שלהן, גדלים וכו'.
בתקופה המודרנית יותר, ניתן למצוא הדמיות של מידע, החל ממפות מהמאה ה-17, המצאת הפאי בתחילת המאה ה-19 ועד להדמיות הדינמיות של ימינו.

הרעיון מאז ומעולם היה להעביר הרבה מאוד נתונים בצורה מאוגדת, מנותחת ומוצגת באופן שיובן על ידי כל מי שיתבונן בה.

מפה גיאורפית – כל מי שצופה במפה יכול לזהות בקלות מדינה מסויימת, להשוות בקלות את המיקום שלה על פני כדור הארץ, היחס בגודל ובמרחק בינה לבין כל האחרות.
דוגמה נוספת – מפת הפלנטות. גם בלי להבין את סדרי הגודל עצמם – אנחנו יכולים להבין איפה ממוקם כדור הארץ, מה גודלו ביחס לאחרים ומה המרחק ביחס לשמש.

לגבי הפאי – מאז התפתחו גרפים נוספים – חלקם, אפילו בשנים האחרונות.
ככל שישנם יותר נתונים, ככה נדרשות דרכים יצירתיות יותר ויותר להציג אותם באופן ברור.

מדוע הדמיית נתונים חשובה?

בשל האופן שבו המוח האנושי מעבד מידע, שימוש בתרשימים או גרפים מקל על ההבנה של כמויות גדולות של נתונים מורכבים – קל בהרבה מאשר הבנה של גליונות אלקטרוניים או דוחות.

הדמיית נתונים היא דרך מהירה וקלה להעביר מושגים באופן אוניברסלי – לעיתים ללא תלות בשפה ובתרבות.

לדוגמה: בחשבונות החשמל בארץ מציגים את נתוני השימוש בהשוואה בין החודשים השונים בשנה וביחס לצריכה הממוצעת באזור.
ניתוח זה, ניתן להבנה קלה גם על ידי מישהו שאינו דובר עברית רהוטה, וגם על ידי מישהו שלא ממש אוהב או יודע להתעמק במספרים.

בעולם העסקי, השימוש בהדמיות חזותיות מהוות מרכיב חשוב בניתוחים כגון: זיהוי אזורים הזקוקים לתשומת לב או לשיפור, המחשה של גורמים המשפיעים על התנהגות הלקוחות, חיזוי נפחי מכירות, השוואות בין שכר עובדים ועוד ועוד.

לא רק נתונים כמותיים, גם נתונים איכותיים ניתנים לתרגום: שביעות רצון לקוחות, פעולות אבטחת איכות, שביעות רצון עובדים וכו'.

הדמיית הנתונים – מציירת באופן ברור את הנתונים שנאספו. מקבלי ההחלטות יכולים לקבל החלטה מהירה, שהיתה לוקחת זמן רב אם היו צריכים להתעמק בנתונים, לנתח אותם ולהסיק את המסקנות.

איך זה עובד בפועל?

נאמר שיש לי נתונים של כלל המכירות של החברה בשנה האחרונה.

השלב הראשון יכול להתבצע באחת משתי הדרכים:

• להחליט על תובנה אותה נרצה לקבל – למשל, איזה מהמוצרים (שירותים) הם הרווחיים ביותר.
• לאסוף נתונים קיימים ולראות מה ניתן ללמוד מהם.

השלב השני – ניתוח הנתונים

• במקרה וקבענו תובנה שנרצה לקבל – צריך לבדוק איזה נתונים נצטרך לאסוף. בדוגמה שלהלן נצטרך לאסוף נתונים לגבי עלויות ייצור, עלויות אכסון, עלויות שינוע ונתוני מכירות.
• במקרה שיש לנו נתונים קיימים – נראה איזה תובנות ניתן להפיק מהם ואילו נתונים נוספים נצטרך לחבר אליהם כדי להגיע למסקנות.

השלב השלישי – הצגת נתונים

כאן צריך לבדוק כמה נושאים:

• מה מטרת הצגת הנתונים
• בפני מי מציגים את הנתונים
• מהי הדרך הנכונה להציג את הנתונים כדי לענות על סעיף א.

צריך להביא בחשבון עוד מספר גורמים: האם ההצגה היא חד פעמית או שאנחנו רוצים שהם יתעדכנו באופן שוטף?
באיזה אמצעי נציג את הנתונים? כל אחד במחשב שלו? פרזנטציה פרונטלית? שליחת דו"ח במייל? העלאת מצגת באתר?

אז למה לפעמים זה לא עובד?

לטעמי, הסיבה העיקרית להדמייה לא מוצלחת היא הנסיון לרכז יותר מידי או פחות מידי מידע בהדמייה אחת.
סיבה חשובה נוספת אי חוסר הבנה באיך המוח האנושי תופס יחס, צבע וצורה.

אם נחזור לתחילת המאמר – הדמיית נתונים דורשת היכרות עם שלושה תחומים: אנליטיקה, אסטטיקה ומדעי המוח.

אנליטיקה –  לא מספיק לדעת לנתח נתונים. כשיוצרים הדמייה – היא צריכה להביא את התובנות, המסקנות – לא רק את ניתוח המידע.

לדוגמה:

טבלת נתונים מרכזת של נתוני מכירות שנתיים.

הדאטה במקור כללה כמות רבה שורות – שורה אחת בגין כל פריט שנמכר. סה"כ 2032 שורות שצומצמו ל-12 ולשורת כותרת.

גרף א' – מציג את הנתונים

גרף ב' – מציג תובנות

גם הדמייה, גם הבאת תובנות 

מבחינת ההאנליטיקה  – היא די דומה בשלושת ההדמיות: ריכוז נתוני מכירות שנתיים וחלוקתם לחודשים. במקום מאות שורות של מידע – ריכוז של הנתונים.

בשתי ההדמיות הבאות – נכנסת לתמונה גם תחום האסטטיקה – הויזואליה. יותר קל להבין גם את היחסים בין הנתוים.

בהדמייה השלישית – נכנס תחום מדעי המוח: איך להציג את המידע עם סיפור ברור מאחוריו. איך להפנות את תשומת הלב של הצופה למסר שהמציג רוצה להעביר.

שינוי קטן – אבל משמעותי. בטבלה, רצף של מספרים. צריך לקרוא ולהבין מה היחס ביניהם, מי גדול יותר, מי קטן ומה זה בעצם אומר.

בגרף א' – מוצגים הנתונים בצורה ויזואלית. קל לראות את היחס בין החודשים השונים. אפשר להתחיל להסיק מסקנות, מסקנות שונות.

בגרף ב' – יש סיפור. מה הנתונים אומרים בפועל, איזו תובנה רוצה מציג הנתונים שתבינו.  רובנו מבינים שאת הגרף השני הציג מישהו שיש לו עניין לצאת בקמפיין פרסום.

בכל המקרים, מדובר בסוג של הדמיית נתונים. אבל רק במקרה אחד – ההדמייה מביאה את התובנות. ההדמייה מספרת סיפור.

וזהו, בקצרה רבה, הסיפור של המושג "דאטה ויז" – Data Visualization

מזמינה אותך לקרוא פוסט נוסף שכתבתי בעבר בנושא.

חומר לקריאה נוספת (באנגלית)

הפוסט כולם מדברים על דאטה ויז. מה זה? הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

הפוסט מה בין שיווק B2C ל-B2B ואיך המוח משתלב הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

וובינר, הרצאה און ליין, סדנה או קורס און ליין – מה ההבדל?

וירוס הקורונה, COVID-19 – משנה את התקשורת הכללית שלנו ולא פחות, ובעיקר את התקשורת השיווקית. את המושג "וובינר" או "קורס און ליין" אנחנו מכירים כבר זמן מה. נוספו אליהם לאחרונה מושגים נוספים – אפילו כנס און ליין.

אם בעבר קיימנו ישיבות בחדר ישיבות מסודר עם כיבוד במרכז השולחן, נסענו לכנסים / סמינרים בחו"ל, נפגשנו עם לקוחות במשרדים או בבתי קפה – כיום, התקשורת מתנקזת למחשב במקרה הטוב ולסלולר במקרה הפחות טוב.

אמצעי השיווק והמכירות שלנו משתנים גם הם כתוצאה מכך, ואפילו הרגלי הצריכה שלנו משתנים בהתאם.

המחשבה על כנס רב משתתפים או הרצאה מעניינת באולם גדול – מהווה חלום עבור חלקנו וסיוט עבור אחרים.

בינתיים, כולנו חיים יותר בתוך המסכים.

מרצים כריזמטיים שמילאו אולמות צריכים למצוא דרכם מחדש, אנשי מכירות בעלי כישורים בינאישיים יוצאי דופן צריכים לפתח כישורים חדשים ובכלל, מה שיכולנו בעבר לסגור בלחיצת יד וחיוך – דורש שינוי דרמטי.

כלים שנצטרך לאמץ כדי להגיע ללקוחות שלנו – הם וובינרים, הרצאות און-ליין, מפגשים למיניהם ועוד.

מתי נשתמש באיזה כלי, מה בכלל ההבדל ביניהם – אבל בעיקר – הצורך בהגדרת המטרות.
כשמבינים מה המטרה, יותר קל לבחור בכלי – או בשילוב הכלים המתאים.

כשאנחנו מוכרים שירות  – בעיני, כדאי תמיד להתחיל בוובינר או הרצאה און-ליין, שידברו על הבעיות אותם אנחנו פותרים ובסדנת המשך/או קורס לגבי הפתרונות עצמם.

כשאנחנו מוכרים מוצר – וובינר און ליין שמדבר על העולם לפני ואחרי המוצר שלנו – עם הפנייה לפגישת מכירה או דפי מוצר באתר.

ככל שהארגון גדול יותר, נדרש שילוב מוצרים גדול יותר.

אני מעלה כאן קישור לפוסט נוסף, שבוחן את ההבלים בין וובינרים, הרצאות און-ליין ומוצרים דיגטליים אחרים. מה שמשותף לכולם – הם יכולים להוות כלי שיווק, כלי מכירה או גם וגם.

מה מתאים לך? וובינר או הרצאה און ליין? אולי בכלל סדנה, קורס – אולי הכל?

אני כאן לסיעור מוחות. גם את זה אפשר לעשות און-ליין….

תקשורת פנים ארגונית

גם כאן, נדרשת התאמה. הדרכות וקורסים שהועברו בעבר בכיתות או בחדרי ישיבות – עוברים כיום למסך המחשב.
השינוי כאן, הוא לא פחות גדול.

כמה הסחות דעת קיימות כשהעובד לומד בתא/משרד שלו? כמה הפרעות?

ואם הוא בכיתת מחשבים ללא מדריך במקום, כמה הוא קשוב?

איך מעבירים את כל הידע הארגוני להדרכות ממוחשבות?

לבנות הדרכות – זה לא החלק החזק שלי.

איך להציג אותן – זו כבר המומחיות שלי.

פוסט קודם שלי – עסק בהעברת פרזנטציה באון ליין. מזמינה אותך לקרוא.

הפוסט על וובינר, הרצאה און-ליין ומה שביניהם הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

העבודה נכנסת הביתה…

כידוע, בחודשים האחרונים אנחנו חווים שינוי משמעותי בעולם, כתוצאה ישירה ממגיפת וירוס הקורונה.

שינויים שהחלו באופן איטי בשנים האחרונות בצורת העבודה שלנו – תפסו תאוצה אדירה.
בעבר, הרוב המוחלט של העבודה התבצעה במוסדות, חברות ובבנייני משרדים – והמחשבה על עבודה מהבית נתפסה כפריבילגיה של עובדים ולא של הארגון.
בשנים האחרונות החל השינוי – בעיקר כתוצאה מהגלובליזציה ומהעבודה בצוותים מרוחקים. פלטפורמות כמו "ZOOM" ו-"TEAMS" התפתחו כמענה לעבודה מסוג זה. עדיין, במרבית מקומות העבודה חלק גדול מהצוות ישב "במטה" וחלק קטן מהצוות הצטרף מרחוק. כמובן שיש יוצאים מהכלל.
במקביל, בשנים האחרונות פרחו חללי העבודה המשותפים. מין מקום ביניים, בין "מטה חברה" לבין "משרד ביתי". מצד אחד, מי שעבד בחלל העבודה הרגיש הוא יוצא למשרד, לאזור העבודה – מקום נפרד לגמרי מהבית. יש "בחוץ" ברור ו"בפנים" ברור.

המגיפה – הביאה לשינוי בתפיסה של כל המעורבים בדבר.
מעסיקים התחילו לראות שלא רק שהעבודה לא נפגעת כשעובדים מהבית – רבים טענו שהפרודוקטיביות אף עולה. החסכון בעלויות על משרדים, השתתפות בנסיעות ועוד – מביאה לחיסכון רב בהוצאות הקבועות.

העובדים מצאו שהחיסכון בזמן הנסיעה אל ומ-מקום העבודה מאפשר להם לבלות זמן איכות רב יותר עם המשפחה, החברים או בפעילויות הפנאי האהובות עליהם.

לחזות לאן יתפתחו הדברים – זה לא תחום ההתמחות שלי. מה שכן ברור לי – השינוי כאן כדי להישאר.

התקשורת הפנים והחוץ ארגונית הולכת לעבור יותר ויותר לעולם הוירטואלי – לאון ליין.

החל מפגישות צוות, דרך ישיבות הנהלה, פגישות עם לקוחות ועד הרצאות וכנסים – ייעשו או כולן באון-ליין או, מה שנראה לי סביר יותר – מעורב. חלק מהמשתתפים יהיו ביחד והאחרים ייתחברו און-ליין. מה שבטוח – הרבה מאוד מהעבודה שלנו בעתיד הקרוב תתבצע באמצעות פרזנטציה און-ליין. עם מצגת, בלי מצגת – עם "לוח לבן", מפות חשיבה משותפות או כל אמצעי שיתופי אחר – עדיין, כל אחד יצטרך להציג.

מה ההבדל בין פרזנטציה פרונטלית לפרזנטציה און-ליין? איך להתכונן לפרזנטציה כזו: מה צריך להכין לפני, במשך ואחרי וכמובן, איך לא – איך צריכה להיראות מצגת עסקית שתעשה את העבודה.

על כל השאלות האלה ועוד דיברתי בוובינר שהעברתי במסגרת ארגון העסקים הקטנים – BIZMAKEBIZ

לאחר ההרצאה שלחתי למשתתפים מדריך מעשי – ניתן להוריד כאן (חינם) – כדאי להוריד את המדריך גם אם לא צופים בוובינר עצמו.

הכנתי סדנה איכותית בנושא, שמיועדת להעברה בחברות ובארגונים.

הסדנה הזו מצטרפת לסדנה קודמת שהעברתי בנושא "העולם עובר למצגות. ואני?"

הפוסט פרזנטציה און-ליין- מה צריך לדעת? הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

אופיס 365, או בשמו החדש – מייקרוסופט 365, נמצא בשנים האחרונות בתנופת חידושים גדולה מאוד.

הגישה משתנית מידי פעם – כרגע – העניין הוא ללכת לתוכנות האונליין – PWORPOINT OR EXCEL ON THE WEB.

רק לאחר מכן הם "מורידים" את התכונות לתוכנות ה-דסקטופ.

אני אשתדל להביא בתקופה הקרובה כמה שיותר מידע לגבי התכונות החדשות – גם לגבי מצגות וגם לגבי אקסל.

אקסל התחדשה לפני כשנתיים במנוע חדש, שמאפשר לנוסחאות LOOKUP לרוץ הרבה יותר מהר.

נוסחאות חדשות – ביניהן נוסחאות מערך שונות הופצו בחודשים האחרונים וכן גם תכונות חדשות.

אחת התכונות החדשות, שקיימת כרגע לקהל הרחב בפלטפורמת הווב בלבד ומופצת בתקופה הקרובה – היא IDEAS.

הנה סרטון פרומו קצר:

פאוארפוינט הפכה להיות תוכנה מובילה מאוד בתחום בניית המצגות. מתוכנה מיושנת, ואפילו מעצבנת – הצליחה להשאיר למתחרים אבק.

גם כאן, נכנסו כל כך הרבה תוספות ועדכונים – החל מיכולות וידיאו מורחבות, דרך מעברים והנפשות חדשים, תבניות חדשות, כלים שמשפרים את ניראות המצגת ועד לכלי עזר להגשת המצגת בעצמה. כלי זה – PRESENTATION COACH קיים כרגע רק בגרסה הוובית, אני אכין בקרוב סרטון הדרכה לעניין זה.

בינתיים, הכנתי סרטון הדרכה קצרה על שתי תכונות – האחת חדשה פחות והשנייה רק מתחילה עכשיו להיות מופצת.
מוזמנים לצפות ולהגיב.

בקרוב אצרף סרטון נוסף לגבי תכונות נוספות.

הפוסט תכונות חדשות באופיס 365 הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות

שנה טובה! וקצת על הקשר בין השנה העברית החדשה לתכנון ישיבת סוף שנה מוצלחת…

בכל פעם שאני מדברת עם לקוחות ומאחלת להם שנה טובה, אני צוחקת ואומרת להם  שיש לנו מזל שיש לנו שנה חדשה בסוף הרבעון השלישי של השנה.

חלקם צוחקים בחזרה, כי הם כבר מכירים את הדעה שלי בנושא וללקוחות החדשים שלי אני מסבירה:

יש לנו בישראל, ייתרון ייחודי בזה שאנחנו מסכמים שנה פעמיים: פעם בסוף הרבעון הקלנדרי השלישי ובפעם בסוף הרבעון האחרון.

למה זה?

כידוע, כשאנחנו מסתכלים על ההתנהלות העסקית שלנו, אנחנו מתייחסים באופן שונה לארבעת הרבעונים:

בסוף הרבעון הראשון, אנחנו מסכמים לרוב את השנה העסקית הקודמת. בסוף הרבעון השני, אנחנו מסכמים חצי שנה עסקית נוכחית – זהו הזמן בו אנחנו מתייחסים למה שקורה בפעול, בודקים היכן אנחנו עומדים מול היעדים ויוצרים תכנית תיקון. סוף הרבעון השלישי – כאן מגיע הייתרון שלנו: סוף השנה העברית וחגי תשרי.

מצד אחד, מסתיימת מבחינתנו שנה, כך שבאופן מודע או בלתי מודע, אנחנו מסתכלים אחורה בתום הרבעון השלישי, ובוחנים את מצבנו במין תחושת סיכום אלא שבפועל אנחנו יודעים שיש לנו רבעון אחרון "לתת פוש" ולהגיע לתוצאות העסקיות אותן ייעדנו לעצמנו.

מצד שני, מאחר ומבחינתנו גם מתחילה שנה חדשה, אנחנו מתחילים להסתכל על העתיד, לפני שאר העולם. מתחילים להסתכל קדימה ליעדים הבאים, למטרות הרחוקות יותר ויוצרים לעצמנו "רשימות" ו"החלטות לשנה הבאה עלינו לטובה".

למרות כל מה שאמרתי עד כאן, יש נושא אחד שלא לגמרי מתיישב לי עם התיאוריה היפה הזו שפיתחתי.

אם זה ככה, אז למה לא כולם מתחילים לתכנן את ישיבת סוף השנה מיד עם תום חגי תשרי?

למה לא מיישמים את הרשימות וההחלטות, קטנות וגדולות ככל שיהיו גם בחברה?

חלק, בכלל מקיימים את הישיבה רק כחלק מדרישות ISO או נוהל פנימי או חיצוני אחר.

ישיבת סוף שנה

כמובן, שיש חברות רבות שכבר מזמן הבינו שישיבת סוף שנה היא סיום תהליך, ולא יעד בפני עצמו.

אבל, בואו נודה על האמת – אין כאן אחד מאיתנו שלא השתתף בחייו בישיבה משמימה, בה כל מנהל בתורו מביא נתונים, אקסלים כאלו ואחרים, מביא נתונים שמסכמים את השנה החולפת ולפעמים מביא יעדים לשנה הבאה?
מתחיל דיון ארוך והתנצחויות בין מנהל השיווק, שמסביר שלא עמד ביעדים כי מחלקת המכירות… כי מחלקת הכספים… כי מערך התפעול וכן הלאה וכן הלאה.

כמובן שהצד השני של השרשרת, מנהל הכספים מסביר שהגבייה לא מתבצעת כראוי כי מנהל השיווק הבטיח… ומחלקת המכירות אמרה ש… כי הלוגיסטיקה כשלה וכו' וכו'.

בסוף נשאר קצת זמן לדבר (אולי) על היעדים לשנה הבאה וכולם מתפזרים לארוחת צהריים מפנקת (או לא).

איך בכלל כל הנושא מתקשר לתחום העיסוק שלי? למה אני מדברת על זה?

כי הרבה פעמים פונים אלי להעביר סדנה על הכנת מצגת לישיבת סוף שנה. (ניתן להוריד כאן תקציר הסדנה)

לרוב, אחרי השיחה הראשונה שלי עם המנכ"ל, כשאני שואלת את השאלות הבאות, אני מגוייסת (לשמחתי, כמובן…) לקחת חלק בארגון הישיבה בכלל.

מהן אותן שאלות?

ממש כמו השאלות שאני שואלת בכל מצגת, רק עם טוויסטים קלים שמתאימים למצגת ישיבת סוף שנה:

1. מה המטרה? עם איזה משימות נרצה לצאת בסוף הישיבה? 
   עדכונים לגבי העבר אפשר להעביר במייל, אפשר לשלוח דו"ח. לא צריך בשביל זה ישיבה.
   כדאי שנבין מראש שאנחנו רוצים לקבל תובנות, לבחון מה עבד יותר ומה פחות ובעיקר – מה צריך לעשות לקראת השנה הבאה? להציב יעדים ולהקצות להם את המשאבים הנדרשים.
2. מי הקהל?
   מי משתתף בישיבה. איזה מחלקות/צוותים רלוונטיים למטרות שהצבנו?
3. מה מעניין את הקהל? כאן מגיע הטוויסט.
   כל משתתף בישיבה צריך לבוא עם תובנות ברורות, מה עבד ולמה? מה לא עבד ולמה? איזה תהליכים דורשים שיפור?
4. מה המידע הנדרש ואיך נעביר אותו בצורה שתהיה ברורה לכולם?
   המטרה של הישיבה היא להביא תובנות – לא נתונים. כתוצאה מהתובנות להוביל דיון או סיעור מוחות למציאת דרכי פעולה לטיפול בפערים או בעיות שיוצפו.
   רצוי להכין גם חומר תומך לחלוקה. במקום להביא את הנתונים במצגת, כדאי להכין ולחלק לפני הישיבה את החומר התומך.
5. עכשיו מוכנים לגשת להכנת המצגת…
   כאן כל מחלקה תכין את החלק שלה:

• • שקף לכל תובנה (ניתן להגביל מראש את כמות התובנות)
  • ריכוז היעדים לשנה הבא
  • שקף לכל פער/בעיה שיועלו לצורך סיעור מוחות
  • בניית הדו"ח העסקי שיהווה את החומר הנלווה.
  • בניית לוחות הזמנים לישיבה (וזאת בניגוד לישיבות שהלוז נקבע באופן שרירותי)

כשמתחילים לתכנן את הישיבה מראש, המנכ"ל שמציב את המטרות והיעדים לישיבה מספיק זמן מראש, מחלק את הנושאים בהם יירצה לדון בין המחלקות השונות ומאפשר למנהלי המחלקות לקיים ישיבות פנים מחלקתיות לצורך בניית התובנות וחלקן במצגת.

כשישיבה כזו מתוכננת מראש, היא הופכת לישיבת סיעור מוחות, חשיבה משותפת למציאת פתרונות, לבניית יעדים ולבניית מטרות רחוקות יותר.
בסוף ישיבה כזו יוצאים עם חיוך ועם תיאבון לארוחת הצהריים המשותפת…

בחו"ל, ישנן אפילו תוכנות ייעודיות לניהול ישיבות. דוגמה לתוכנה כזו – זה לא שאני מכירה את התוכנה באופן אישי, אבל אפשר בהחלט להבין מהאתר את החשיבות שיש הן בתכנון והן במעקב אחר כך.

איזה מזל שלנו, בישראל, יש שנה חדשה בסוף הרבעון השלישי..  שנה טובה!

הפוסט איך לתכנן ישיבת סוף שנה? הופיע ראשון בExcelLeader - מצגות עסקיות